Compte-rendu CA

Compte-rendu de la réunion collégiale de l'amapp de la Salle du lundi 29 août 2016


Sous un doux soleil d'été et sous un arbre ( quoi de mieux comme condition pour parler de notre amapp ? ) de chez Mathilde et Mathieu, nous avons passé une soirée autant agréable que... productive ( fallait le dire aussi sinon vous nous trouveriez peu crédible ! )

Mathilde été notre animatrice de chic et a bien assumé son rôle. La parole a bien circulé...
 

Voici l'ordre du jour
:-organisation du pique-nique
-un point sur l'ouverture du compte bancaire et le solde
- la rédaction du livret d'accueil
- la confection/réalisation du tableau livraison double entrée
- la définition des règles/valeurs pour être adhérent à l' AMAPP de la Salle.

En ce qui concerne le pique-nique du 1 er octobre:
Il n'y a pas de musiciens pour l'instant prévu mais reféréz vous au mél de Mathilde (référent de l'organisation ) que vous avez reçu...mais un point super positif :l'amapp offre l' apéro !

Le compte bancaire :
Nous avons un solde positif de 1324.74 euros auquel doit s'ajouter 60 de cotisations que je n'avais pas encore encaissé et 70 euros de plus de cotisation de plus retrouvé car la boite de cotisation a été retrouvée ! YEAH !
Concernant le changement de banque La Banque Postale demande encore des papiers donc le changement n'a pas pour n'a pas eu lieu pour l'instant. J'ai donc réinterroger le conseil pour savoir s'il était pertinent de changer de banque car La Banque Postale facture des frais bancaire de 26 € par an mais pas le Credit Agricole aucun. A la base le fait de changer de banque et d'aller vers la banque postale se fait pour des raisons éthiques ( service public et non spéculative).
A savoir les frais de fonctionnement de l'asso sont de 120 euros environ. Cela correspond à l'assurance de l'association pour organiser ces différentes mission. donc les 26 euros sont à rajouter. Tout en sachant que pour l'année prochaine nous demanderons la subvention de 50 euros à la mairie de Rivarennes...

un vote a été organisé :2 voix pour , 2 voix contre et une abstention. Il faudra et ce pour tout les membres de la collégiale se positionner par voie électronique (sondage)
si il y a changement de banque les coprésidents devront me renvoyer une copie recto verso de leur carte d'identité ainsi que signer le procès-verbal de l'assemblée générale quand ils viendront chercher leur panier.
Sinon Sophie, Laurent , et Franck devront se déplacer au Crédit Agricole pour le changement du bureau ....

Le livret d'accueil ou flyer:
Nous avons revu et modifier de façon conséquente le flyer les idées ont fusées de partout !!! ce qui a fait chauffé le cerveau de la rédactrice ! ....et il semble quasiment abouti . Vous avez recu s'ailleurs un exemplaire par mel. N'hésitez pas à renvoyer vos remarques pour le finaliser.

Tableau livraison double entrée:
Françoise et Laurent doivent s'occuper de mettre en place un tableau à la grange qui permette d'identifier visuellement les différents contrats et notamment les livraisons. A vos stylos , perceuse, scie !


Il n'a pas été possible de pouvoir réfléchir aux règles concernant l'adhésion à l'AMAPP faute de temps; nous remettons ce sujet à la prochaine réunion. Nous sommes encouragés à échanger par voie électronique ou à nous préparer à l'avance avant la prochaine réunion. Je vais lancé d'ailleurs un document google en ligne à modifier donc en directliveinstantanné.... cela évitera les redondances et pour info , créer une adresse gmail est un jeu d'enfant. Je me mets à votre disposition pour vous expliquez comment faire .... euh jouez avac vous devrais je dire !

La prochaine réunion du conseil collégiale ce sera début novembre et ce sera Nanou alias Anne S qui l' animera

Réunion conseil collégial du 13 juin 2016

Présents : SOPHIE. MATHILDE. ANNE. FRANCOISE. FRANCK. LAURENT. Ordre du jour : 1. Point sur les actions lancées lors du dernier CC. 2. Règles de fonctionnement du CC. 3. Forum des associations. 4. Aliméa. 5. Projet de pique-nique. 6. livret d’accueil. 7. Installer dans la grange un tableau permettant de visualiser les livraisons en cours. 8. Questions diverses. Début de la séance : 19h30 .

- 1. Les statuts modifiés ont été déposés par FRANCK à la préfecture. Mathilde a reçu un récépissé confirmant la modification. Franck a récupéré le dossier trésorerie, un point sera fait lors du prochain CC. Les archives de l’AMAPP ont été récupérées et installées sur le drive du Gmail. Liste des adhérents 2016 à jour avec adresse postale, téléphone, date d’arrivée pour les nouveaux à mettre également sur le drive : Liliane se propose de le faire. Franck et laurent ont rendez-vous samedi 18 juin avec un conseiller de LA BANQUE POSTALE pour la signature.

- 2.Règlement intérieur du conseil collégial

Il nous semble important pour être efficaces d’édicter quelques règles de fonctionnement. a) fréquence de réunions : toutes les 8 semaines environs. b) Fixer, au début de la réunion, une heure de fin. c) Nécessité de faire avancer les dossiers en cours ce qui implique de récapituler à la fin de la réunion les objectifs avec les noms des conseillers concernés et les dates de réalisation. d) Faire si nécessaire le point entre 2 réunions par le biais de la boite Gmail. e) Les décisions prises doivent être le résultat d’une discussion et d’un consensus. Dans le cas contraire il sera procédé à un vote à la majorité des présents. f) Le CC s’autorise à inviter des personnes ressource. g) L’animateur (trice) volontaire du prochain CC se charge de convoquer la réunion suivante, de faire l’ordre du jour ainsi que le Doodle. h) Cette liste n’est pas exhaustive et ces règles de fonctionnement sont modifiables.

- 3. le forum des associations

se tiendra le dimanche 3 juillet de 10hà 17h à la salle polyvalente de RIVARENNES. Comme l’an passé l’AMAPP tiendra un stand permettant de faire connaître notre association, avec dégustation des produits : légumes, pain, fromage, rillettes de poisson, miel...présentation des produits de Vincent (farine, légumes secs), des contrats seront mis à disposition. Sophie et Françoise se chargent de la préparation. La tenue de ce stand est habituellement assurée par les membres du CC. Nous souhaitons cette année élargir cette tâche à l’ensemble des adhérents. Laurent est chargé d’envoyer un mail et un Doodle avec plages horaires de 2 heures aux adhérents.

- 4. Aliméa. Le 22 juin se tiendra une réunion entre les 7 amap concernées car un nouveau fournisseur d’agrumes corses biologiques propose de fournir une deuxième palette. (Palette CHARLES). Le conseil collégial est contre cette proposition. - 5. Projet de pique-nique. Nous souhaitons organiser le samedi 23 juillet, à partir de 16 heures, une visite du jardin avec jeux pour les enfants suivie d’un apéro et d’un pique-nique autour d’un feu sans oublier la musique. Mathilde se charge du mail d’information aux adhérents et du choix du ou des musiciens avec un budget de 300€ maximum.

- 6. livret d’accueil. Un livret d’accueil destiné aux nouveaux adhérents est dans sa phase finale de réalisation. Il ne manque que les illustrations. Sophie se charge de le récupérer (voir Léonie) et de le mettre à dispositions des membres du CC via internet afin de le valider au prochain CC.

- 7. Tableau. Il nous semble opportun que les adhérents puissent facilement visualiser à l’intérieur de la grange lors des distributions le planning des contrats et des livraisons des différents producteurs. Françoise et laurent se chargent de mettre en œuvre ce tableau qui sera à valider lors du prochain CC.

- 8. Question diverses. Dans le cadre des questions diverses le CC insiste sur l’obligation faite aux adhérents de souscrire un contrat quel que soit le producteur. Cette question se pose principalement à propos du pain de la levée.il est donc nécessaire de recontacter Valérie et Marion pour faire le point. D’autre part, le fait que l’on puisse adhérer à l’AMAPP pour profiter d’un simple contrat (pain ou autre) ne nous semble pas correspondre à notre démarche. En effet, il ne faut pas perdre de vue ce qui constitue le fondement d’une AMAP à savoir le maraichage. Le livret d’accueil doit permettre de clarifier notre position auprès des adhérents et de donner les explications nécessaires. Le CC envisage, pour la prochaine saison, d’imposer aux adhérents qui ne souhaitent pas souscrire de contrat légumes un nombre de contrats minimum (à définir après réflexion lors d’un prochain CC.)

La prochaine réunion se tiendra entre le 15 et le 28 aout. Mathilde sera l’animatrice. Objectifs à réaliser d’ici là : Liste des adhérents à mettre dans le drive du Gmail : Liliane Forum des associations : préparation : Sophie et Françoise, mail aux adhérents et Doodle : laurent. Pique-nique du 23 juillet : musique et mail : Mathilde. Livret d’accueil : Sophie. Tableau : Laurent et Françoise.

Compte -rendu

Conseil d'administration de l'AMAPP de La Salle

10 mai 2016

Présents :

Laurent Bosseau, Mathilde Bartholmey, Monique Cado, Franck Pottier, Sophie Noblet.

Absents excusés :

Nicolas Hérault, Léonie Lombardo, Anne Schellenberg.

Ordre du jour :

- Bilan des référents , des producteurs/ renouvellement.

- Rédaction des nouveaux statuts et Vote des nouveaux statuts de l'association.

- Organisation de la collégiale. Élection pour la répartition des postes.

- Questions diverses.

- Présentation du nouveau CA voté au cour de l'assemblée générale du 27 avril 2016.

I. Bilan des référents :

Les producteurs ont actuellement tous un référent, certains référents souhaitent se retirer au moins momentanément de cette responsabilité.

La nouvelle répartition sera donc la suivante :

Légumes : Matthieu DUTERTRE et Mathilde BARTHOLMEY à Rivarennes (référent : Françoise ROUFFINAC)

Agrumes : ALIMEA en Corse (référent : Valérie Boullin)

Pain : Valérie ROYNARD et Marion Cirou à Villandry (référent : Léonie LOMBARDO) )

Porcs ; Ferme des Cirou ( Marion Cirou)

Pommes, poires et jus : Luc et Brigitte RIVRY à La Chapelle aux Naux (référent : Liliane BOSSEAU)

Châtaignes :ferme de Malhausette en Lozère(référent : Françoise ROUFFIGNAC)

Poissons de l'ile d'yeu : Eric TARRAUD (Référent : Laurent BOSSEAU)

Fromages de brebis : Emilie et Adrien Callu à Chaveigne (référent :

Poulet : Michel REVAULT à Truyes (référent : sophie NOBLET)

Miel : Romain Henry à Lémeré (Référent : Mathilde BARTHOLMEY)

Farines, huiles et lentilles : Vincent RAFFAULT à Crouzille (référent :Sophie Noblet)

Poisson de Loire : Nicolas HERAULT à Huismes

Bières : Brasserie de la Pigeonnelle à Céré la ronde (référent : Mathilde BARTHOLMEY)

II - Le statut de collégiale.

Le problème de non adéquation entre les statuts officiels et la réalité du fonctionnement de l'association nécessitait une réponse rapide de le part du CA.

Les statuts déjà rédigés en vue de cette collégiale ont été relus et enrichis.

(….) copie nouveaux statuts en pièce jointe.

Le changement des statuts est voté par les membres du CA.

Les nouveaux statuts seront enrichis d'un règlement intérieur .

III. Organisation de la collégiale.

Le conseil collégial définit pour des raisons pratiques d'organisation interne, des personnes référentes pour certaines fonctions (président, trésorier, secrétaire).

Les autres membres du CA étant co-présidents pour garantir la collégialité.

Le CA a élu :

- Président : Noblet Sophie

- Trésorier ; Pottier Franck

- Secrétaire : Bosseau Laurent.

- Co-présidents : Mathilde Batholmey, Anne Schellenberg, Monique Cado, Léonie Lombardo, Nicolas Hérault.

- Le formulaire du CERFA de déclaration officilelle de la liste des personnes référents de l'association est complété

Responsabilités particulières ; Léonie s'occupera de la boîte Gmail..

Mathilde s'occupera des envois groupés des contrats tous les 3 mois, pour limiter le nombre de mails aux adhérents.

Sophie, la page facebook et le blog.

IV. Questions diverses.

- Banques : Il a été décidé un changement d'établissement bancaire : du crédit agricole vers la banque postale. Franck s'en charge.

La signature pour le chéquier est transférée à Franck Potier, Laurent Bosseau et Sophie Noblet.

- Prochain CA :

prévu le 21 juin, sera préparé par Laurent Bosseau,

ordre du jour principal: rédiger le règlement intérieur.

Compte-rendu du CA du 22 janvier 2016

Présents : Anne Schellenberg, Françoise Rouffignac, Laurent Bosseau, Sophie Noblet et Léonie Lombardo

Excusés : Mathilde Bartholmey, Valérie Boullin, Nicolas Hérault, Monique Cado et Alexandra Ulliel

Invitée : Véronique PETIBON

Ordre du jour:

- Proposition agrumes de Sicile

- Point sur le non-renouvellement des contrats

- AG de l’AMAPP

- Harmonisation des contrats proposés aux amappiens

- Blog et facebook de l’AMAPP

Nous commençons le CA par une présentation de chacun et de l’AMAPP du fait de la présence de Véronique qui assiste aujourd’hui au CA. Véronique réfléchit à s’investir au sein de l’AMAPP, nous lui proposons de participer aux CA jusqu’à la tenue de la prochaine AG.

I/ Proposition d’agrumes de Sicile

Tout le monde s’accorde sur le fait que cette proposition ne nous intéresse pas du fait du partenariat avec Aliméa.

II/Point sur le non-renouvellement des contrats

Nous constatons avec inquiétude un non-renouvellement important des contrats avec les maraîchers, pivots de l'AMAP. Plusieurs éléments semblent expliquer ce constat, bien que les adhérents n’ayant pas renouvelé aient souvent mis en avant des raisons obscures. Il y a peut-être eu une certaine déception sur l’année 2015 mais également un manque de communication.

Si des efforts peuvent et doivent être faits concernant la communication, il est hors de question de remettre en cause le principe de solidarité envers les producteurs de l’AMAPP et le partage du risque. Il est regrettable que certains adhérents ne soient pas motivés par ces valeurs et quittent le navire à la moindre déception.

Cela nous montre à nouveau l’intérêt de réaliser un livret d’accueil à destination des nouveaux adhérents (ou moins nouveaux) pour expliquer et mettre en avant la démarche de l’AMAPP, son fonctionnement, ses valeurs et l’ensemble des producteurs avec qui nous collaborons.

Groupe de travail sur le livret d’accueil : Sophie, Anne, Léonie. (Véronique a fait passer par mail le livret d’accueil réalisé par l’AMAPP de la Belle Terre, c’est une bonne base de travail pour avancer de notre côté).

S’agissant des efforts de communication, il semble qu’ils doivent être fournis à la fois par le CA et par les producteurs.

Des adhérents ont fait remonter un manque d’information sur la vie de l’association. Par exemple, concernant l’accès à la grange, nous avions fait savoir lors de la dernière AG que l’accès serait réalisé dans l’année. Finalement, les travaux ont pris du retard, même si un parking a déjà été aménagé. Mais ce retard est du uniquement au manque de disponibilités du voisin équipé du matériel nécessaire.

Nous décidons que le compte-rendu du CA accompagné de nouvelles des fermes sera diffusé à l’ensemble des adhérents par mail, sur le blog et imprimé en quelques exemplaires à la grange.

(Un mail a été envoyé pour inviter les producteurs à donner quelques nouvelles de leur ferme. A ce jour, il y a eu très peu de réponses)

Le lien entre adhérents et producteurs pourrait également être renforcé par une présence ponctuelle assurée par les producteurs. En effet, certains producteurs ne sont que trop rarement présents à l’AMAPP. Nous sommes conscients des contraintes d’emploi du temps, c’est la raison pour laquelle nous ne souhaitons pas imposer une présence systématique.

L’idée d’un questionnaire pour sonder les envies des adhérents est également avancée. Véronique et Léonie feront une proposition de questionnaire à l'intention des adhérents concernant les produits proposés et les contrats à faire passer courant mars. Idéalement = retour des données à l'AG

III/ AG de l’AMAPP

Lors du dernier CA, il a été décidé que l’AG se tiendrait au printemps et non en décembre. Un prochain CA doit être fixé début mars pour l'organisation de l'AG, dont la date a été fixée au 23 avril.

(Il apparaît que le 23 avril est également la date de l’évènement ‘De ferme en ferme’, est-il souhaitable de déplacer la date de l’AG ?)

IV/ Harmonisation des contrats

Il paraît nécessaire d’harmoniser les différents contrats. Même si leur durée varie, nous pensons qu'il serait bon de renvoyer à chaque début de trimestre un seul mail avec l'ensemble des contrats, ceux qui commencent et ceux qui sont en cours et que l'on peut raccrocher.

 Anne propose de se charger de l'envoi de ce mail qui reprendra la liste des producteurs et des référents associés. Les référents restent responsables de la réalisation du contrat (qu'ils devront transmettre à Anne) en lien avec le producteur et de la réception des commandes.

Dérogation pour le pain, maintien d'un envoi chaque mois (même si des commandes sur trois mois sont possibles et à privilégier).

Le prochain mail devrait être envoyé début mars.

V/ Blog et facebook de l’AMAPP

L’adresse du blog : http://amap-lasalle.over-blog.com/

La page faceboook : L'amapp de La Salle en Fête

Le blog est assez peu visité, beaucoup moins que la page Facebook. Toutefois, ce ne sont pas les mêmes vecteurs d’informations et l’un ne substitue pas à l’autre. Il est donc nécessaire de maintenir les deux.

La page Facebook pourra servir de relais pour lancer une invitation large à l’occasion de l’AG.

Nous rappelons à chaque adhérent qu’il est le bienvenu pour participer au blog et à Facebook. Soit en postant directement sur la page Facebook, soit en proposant articles et photos à l’adresse mail de l’AMAPP : amapp.rivarennes@gmail.com

VI / Autres sujets abordés

Véronique nous invite à réfléchir à nos règles de fonctionnement. Ce peut-être un sujet à mettre à l’ordre du jour d’un prochain CA.

Compte-rendu CA du 24 août 2015

Présents :

Laurent BOSSEAU, Mathilde BARTHOLMEY , Matthieu DUTERTRE, Anne SCHELLENBERG, Alexandra ULLIEL, Françoise ROUFFIGNAC, Monique CADO, Valérie BOULLIN, Sophie NOBLET.

Ordre du jour :

- Bilan de la fête des 10 ans.

- Bilan référents.

- Forum des associations de Rivarennes

- Statuts de l'association.

- Questions diverses

1. Fête des 10 ans :

Fête réussie, mais affluence aurait pu être plus importante (chaleur, communication ..?)

Les producteurs présents ont peu vendu.

Personne n'a vu d'article dans la NR pourtant Alexandra avait bien appelé M Chollet.

Le CA décide d'offrir un cadeau aux cuisinier et pâtissier.

L'idée de refaire une fête a été évoquée mais sous une autre formule. Préparation de la fête des 10 ans a pu être parfois chronophage pour les membres du CA. Donc à refaire sous une autre forme. Couplée avec les portes ouvertes ???

Bilan financier à préciser : (Valérie)

Dépenses

Recettes

Bar :

Bière: - 1010€

Jus : offerts

café: - 90€

vins : - 600€

+1797€ (fonds de caisse déduit)

Crèpes /glaces

Glace: - 291€

+ 497€ (fonds de caisse déduits )

Repas

Fromages :????

Epiceries :371€

180 repas servis

116 payants : + 1160 €

chap

- 500€

+ 1 panier/ sem pdt 1 an.

Bougies

- 200€

Jeux

- 130€

Frais divers :

Gaz : - 89€

Affiches : - 54€

Location bleu/blanc : 40€

Courses cuilleres +bols+plateaux+Gobelets : 242€

Musiciens

-300€

Total

3912€ ( manque fromages )

3453€

Fond de caisse : 430€

Il serait bien de noter les quantités + précisément pour avoir un ordre d'idées pour une prochaine fête.

Situation financière de l'asso : 2439€

2- Bilan référents.

Le CA ne s'est réuni durant cette année que pour préparer cette fête et de ce fait , il n'y a pas eu de bilan fait pour les référents. Une discussion sur le rôle du référent, contrats à renvoyer soit au producteur ou deposer à la grange?

il manque des réferents pour : les poissons de loire, le boeuf et le miel

Légumes : Matthieu DUTERTRE et Mathilde BARTHOLMEY à Rivarennes (référent : Françoise ROUFFINAC): 95 paniers sont préparés par semaine. 11 à Lerné.

Poulet : Michel REVAULT à Truyes (référent : sophie NOBLET) Fonctionnement avec les contrats centralisés à l'AMAPP fonctionne bien, contrat courant sur 6 mois, juillet et août très peu de commandes. Refaire des panneaux pour d'autres producteurs ?

Miel : Romain Henry à Lémeré (Référent : Mathilde BARTHOLMEY) De nouveaux contrats viennent d'arriver.

Farines, huiles et lentilles : Vincent RAFFAULT à Crouzille (référent : Anne SCHELLENBERG)

Poisson de Loire : Nicolas HERAULT à Huismes (référent : ??? )

Bières : Brasserie de la Pigeonnelle à Céré la ronde (référent : Mathilde BARTHOLMEY)

Agrumes : ALIMEA en Corse (référent : Françoise ROUFFIGNAC)

Françoise souhaitant arrêter ALIMEA, Valérie pourrait éventuellement prendre sa suite.

Pain : Valérie ROYNARD à Villandry (référent : Léonie LOMBARDO)

Pommes, poires et jus : Luc et Brigitte RIVRY à La Chapelle aux Naux (référent : Liliane BOSSEAU)

Châtaignes :ferme de Malhausette en Lozère(référent : Françoise ROUFFIGNAC)

Poissons de l'ile d'yeu : Eric TARRAUD (Référent : Laurent BOSSEAU) : 11 contrats pour 2015-2016 contre 13 en 2014-2015.

Fromages de brebis : Emilie Callus à Chaveigne (référent : Alexandra ULLIEL)

Bœuf : Eric DEVANT à Avoine (référent : ????)

Certaines personnes gèrent plusieurs contrats. Il serait souhaitable que d’autres personnes soit volontaires pour gérer cela, pas forcément membre du CA.

Relance prévue auprès de Michel Gallopin pour les fromages de vaches.

3-Forum des associations :

La mairie de Rivarennes organise un forum des associations le 12 septembre. L'amapp n’a pas reçu d'invitation mais souhaite quand même être présente :

Il est prévu de présenter un panier, les différents producteurs et les contrats associés.

Planning :

- RDV à 9h 30 pour installer qq panneaux (une grille à disposition) et 1 panier : Sophie (éventuellement Matthieu)

- 10h30-12h30 : Liliane et Laurent

- 12h30- 14h30 : Fanfan et Sophie

- 14h30- 16h : Matthieu et …

4. Statuts de l'association

Il avait été voté le passage en « collégiale » mais la préfecture bien que ce statut soit légal demande malgré tout un ou plusieurs noms référents. Pas clair pour tous.

Questions diverses :

Travaux :

Prévu de faire le tour de l'arbre devant la grange avant l'automne

Prochaine assemblée générale :

sera organisée probablement au printemps pour une ambiance plus détendue. Date évoquée 23 avril.2016